青山綜合会計事務所は、金融業界に特化した会計事務所として1999年に設立され、設立当初よりISQ(Innovation, Speed, Quality)を行動理念に掲げながらクライアントファーストを大切に、従来の会計事務所にとらわれない柔軟な発想と行動力で、国内のみならず海外に目 を向 けたビジネスを展開している。 会計事務所を核として新分野の開拓から案件の運用管理まで、お客様のニーズに幅広く応えることのできる金融サービス会社を目指して活動する同社は、情報共 有システムとして「サイボウズ ガルーン 2 SaaS版」（以下、「ガルーン SaaS」）の導入を決めた。設立10年を超えた同社で、情報共有の基盤としてグループウェアシステムが根づいている。その活用法と効果について、ICTグループ マネージャー の千葉 豪氏にお話を伺った。
導入の背景【自社運用での課題をクラウド/SaaSで解決】
青山綜合会計事務所のグループウェア利用の歴史は設立当初にまで遡る。同社では会社設立当時からサイボウズOfficeを利用して情報共有を行ない、情報共有をグループウェア上で行う文化は既に醸成されていた。そのため情報系システムでは、スケジュールを中心とした利用から発展してグループウェアの活用が進み、ガルーンSaaSを導入する直前期にはサイボウズOfficeが社内ポータルの役割を果たすまでになっていた。
グループウェアとしてサイボウズOfficeを導入してから数年が経過し、時の流れと共にサーバが老朽化したため次期システムを検討する必要性を感じ始めた千葉氏は、次期システムに対しての情報収集を始めた当時の課題をこう振り返る。
「設立初期の頃から使っている社内システムはコンピュータが得意な人がオリジナルでメンテナンスしていたため属人的で運用に課題がありました。そのためバックアップもできない状況のものあり、システム担当が代わったときに後任者がシステムの詳細を把握できないという事もありました。」（千葉氏）
そんな状況を受けて、次期システムでは運用管理について極力手間のかからないシステムにする必要性を感じていたという。運用管理を軽減するためにどのような方法があるかを考えれば、必然的にクラウド/SaaSというキーワードで検討を進めることになった。
「元々サイボウズOfficeを使っていたときは自社サーバで利用をしていました。しかし管理コストを考えたときに必ずしも社内にサーバを置く必要はないと感じていました。既にメールサーバを社外にアウトソースしていたため、社外運用の利便性については理解していたので、今後は社内から社外にデータを移していくべきだと検討当初から考えていました。」（千葉氏）
ICTグループでは、現在５名のメンバーでシステムの運用管理を行っている。その中でインフラ担当は２名で20台程度あるサーバを管理しており、人員もコストもこれ以上かけることができなかった。さらに同じオフィス内にあるグループ会社も情報共有基盤としてグループウェアを共通利用しているため、今後同様にグループ会社が増えた場合は利用範囲の拡大に合わせて管理業務の増加も考えられる。次期システムについての要件を固めながら情報を集めている中でガルーンSaaSに行き着いた。
導入の決め手 【運用コストとデータ移行がポイントに】
ICTグループ マネージャー 千葉 豪氏
本格的にシステムの検討を始めた青山綜合会計事務所が選定の中で重視したのは大きく二つ。一つはコスト、もう一つは既存のデータを利用出来ることであった。
「検討時からSaaS型であればライセンスを買う必要がない上に、運用管理コストを考えると従来よりもシステム総コストは安くなると判断していました。また、これまで利用してきた情報資産を捨てずに利用するための移行プランも安心感があり、ガルーン SaaSを提案されたときには、ほぼ導入をする決心はついていました。」（千葉氏）
導入効果 【アウトソースで運用管理コスト低減】
オリジナルのアイコンに変更し統一感を出した社内ポータル
管理部門用に新規に作成した管理者ポータル
会社ロゴをモチーフにした社内コミュニケーション用のロゴ社内利用をするオンプレミス型からクラウド/SaaS型にしたことにより、運用管理面での効果は想定通り大きかったという。運用コストが下がった上で、サイボウズ Office と比較して新機能の付加価値が付いた分、効果は２倍得られたことになる。 そして、検討時の想定通り、過去のデータを活用すべくデータ移行も行ったという。移行に関しての問題はなかったのだろうか。
「ガルーン SaaS は サイボウズOffice のデータを引き継ぐことができるので移行はスムーズでした。導入後に社内から問合せがあるかと思っていましたが、実際はほとんど問合せがありませんでした。少ないながらももらった問合せの回答をしている際にシステムが変わった事にようやく気づくユーザーがいるほどだったので、新たに社内で説明会を開いたりする必要もありませんでした。」（千葉氏）
システム移行の際にはマニュアルを作成するケースが多い中、今回のシステム切り替えに関してはマニュアル作成すら必要がなく、メンバー2人で社内対応し、問題なくシステム移行が完了したということだ。
今回SaaS型ということで、社内にあったサーバを外部にアウトソースすることに対して懸念点はなかったのだろうか。
また、データセンターが海外に分散されていないかという指摘がISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）上あがったというが、その点については国内にデータセンターがあるので問題にならなかったという。
今後の展望【ワークフローやスマートフォン活用など業務効率の向上にむけて】
同社ではこれまでサイボウズOfficeを利用していたが、ガルーンにしかない機能での新たな活用が進みつつあるようだ。
「サイボウズOffice のワークフローに比べて、ガルーンのワークフローは機能が充実しているため活用をしようと考えました。ワークフローは業務用に専用のワークフローを別で作っているのですが、総務への依頼や経費精算・社内稟議・決裁のようなフローには利用しておらず、そういったフローが雑になっているところがありました。そこで汎用ワークフローとしてガルーンのワークフロー活用を始めています。」
また、新しく追加されているロール機能を使った役職毎のアクセス権設定や、ポータルで管理者用に管理画面集のようなポータルを作成するなど、ガルーンならではの使い方にも取り組みが進んでいる。既存アイコンをオリジナルのアイコンに変更するなど活用方法にも独自の工夫を重ねる同社では、更なる利用の促進が進みそうだ。
さらに社内にはスマートフォン、特にiPhoneユーザーが多いとの事で、今後はそういった端末の活用をすることも視野に入っているようだ。
「社内システムは更にクラウド化を進めて不要な管理業務を減らし、コア業務や新しい事に取り組めるような体制を強化していきたいですね」（千葉氏）
新たな技術トレンドやワークスタイルを取り入れながら、同社の情報システムは今後更に進化し、より強い組織へと発展していくに違いない。
クラウド/SaaS型グループウェア 「サイボウズ ガルーン SaaS」サービスサイト
